Normą w przedsiębiorstwach polskich oraz tych z zagranicy jest papierowy obieg faktur. Czy taki sposób jest najlepszy czy może są inne, efektywniejsze oraz ekonomiczne sposoby?

Najczęściej faktury lądują w kancelarii albo są zostawiane w sekretariacie, w tym miejscu są zaś opisane, natomiast następnie przekazywane są do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie oraz płatność. Nawet jeśli faktura będzie dostarczona najpierw do działu księgowości, to i tak powinna zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Tradycyjny obieg faktur sprawia, że faktury giną, albo są zbyt długo przetrzymywane, przez to krążą trochę po firmie. Dział księgowy dość często nawet nie ma pojęcia o tego typu fakturach, a w konsekwencji i tak odpowiada za opóźnienie w spłacie i karne odsetki.

To także ma wpływ na trudności z właściwym obliczeniem podatku dochodowego lub podatku od artykułów oraz usług. By więc zażegnać takie problemy coraz większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na przyjęcie rozwiązań do skanowania jak i elektronicznego obiegu faktur zakupowych. Faktury, jakie przychodzą do firmy są sortowane i zeskanowane. Specjalistyczne oprogramowanie jest odpowiedzialne za czytanie danych z zeskanowanej faktury - czytaj o ofercie Efematic. Do tego celu stosowana jest technika OCR, a także ICR. Obie odpowiadają za rozpoznanie znaków. System prezentuje skan dokumentu, a także dane, jakie są wcześniej zweryfikowane przez właściwe algorytmy sprawdzające . Umożliwia to również ręczne korygowanie takich danych. Skuteczność szybkiego odczytania tego typu informacji ze skanu dokumentu za pierwszym podejściem może przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent.

Skan tej faktury może bezpośrednio zostać skierowany do systemu finansowo-księgowego lub też elektronicznego obiegu. Tego rodzaju program systemy lojalnościowe wdraża coraz więcej przedsiębiorstw, gdyż daje on szybkość obsługi oraz bardzo dobre wyniki każdego działu. To bardzo istotne, gdyż dobra efektywność poszczególnych działów, to jednocześnie dobre działanie całej firmy. Przekłada się to na każdy szczegół, nawet najmniejszy, który jednakże ma wielki wpływ na pracujące w firmie osoby. Kto by nie chciał pracować w firmie, w której czuje się dobrze, jest usatysfakcjonowany ze swoich obowiązków? Tak właśnie działają firmy, gdzie funkcjonują innowacje, jak elektroniczny obieg faktur.