Obieg faktur w firmie można polepszyć. Potrzeba ciekawych rozwiązań, jakie są już oferowane

  • Posted on: 4 May 2018
  • By: addmean
Właściwą sytuacją w firmach z Polski, jak i zagranicy jest zwykły obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg wystarczy, czy nie generuje kłopotów? W niektórych sytuacjach takie dokumenty odsyłane są do sekretariatu albo sektorów biznesu przedsiębiorstwa.
Tam dokonuje się opisu przez osoby, które dokonały zakupu, w dalszej kolejności z kolei są kierowane do księgowej. Tam właśnierozpoczyna się ich księgowanie i płatność. Niestety, nawet jeśli faktura trafi w pierwszej kolejności do działu księgowania, to jednocześnie musi być opisana i zatwierdzona w dziale merytorycznym.

faktury papierowe
Author: Savoir-faire Linux
Source: http://www.flickr.com
W ten sposób, standardowy obieg faktur powoduje, że dokumenty gubią się, bo zwyczajnie są archiwizowane w szufladzie lub są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy przechodzić przez różne działy. To się powinno zmienić. Szczęśliwie jest innowacyjna metoda – elektroniczny obieg faktur - faktury EFEMATIC. Na szczęście jest sposób, aby zaradzić temu. Coraz więcej firm decyduje się dokładnie na wprowadzanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pojawia się pytanie, Jak to działa? Dokumenty, które pojawiają się w firmie są sortowane i muszą zostać zeskanowane.

Specjalne oprogramowanie jest odpowiedzialne za przetwarzanie danych z zeskanowanej faktury. Wykorzystywana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje charakter dokumentu oraz informacje, pozwalając również na ręczną korektę danych. Skuteczność działającego z automatu przetwarzania danych dokumentu faktury za pierwszym razem jest w stanie przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury (efematic.pl/) razem z informacjami może trafiać bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, na przykład jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do elektronicznego obiegu. Jakie korzyści przynosi tego typu rozwiązanie? Najistotniejsze są oszczędności.



e-faktura
Author: lab604
Source: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w przedsiębiorstwach otrzymujących od pięciu tysięcy faktur wzwyż rocznie. Taka zamiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje pożytek dla każdego działu uczestniczącym w tym procesie. Najważniejsze sprawy to na pewno zmniejszenie czasu czy redukcja kosztów zarządzania fakturami.